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Telco: Klarheit oder Chaos

Telefon- oder Videokonferenzen geben uns die Möglichkeit, im weltweiten Verbund effizient zu kommunizieren – quasi täglich und ohne Reisekosten. Trotzdem können sie schlichtweg kontraproduktiv, ja schädlich sein. Ein paar Beispiele – und wie es besser geht.

Von Jens Kügler

Kat G. kam aus Schottland. Das hörte man auch, wenn sie nur den Mund öffnete und eine Silbe sprach. Was sie indes sprach, blieb mir ob des groben schottischen Akzents in ihrem Englisch stets verborgen. Jedes mal, wenn Kat mich anrief, bat ich sie: Kat, speak slowly please, I’m not a native English speaker. Nun, langsam sprechen konnte sie nicht. Ergo unterbrach ich spätestens nach drei Minuten jedes Gespräch und sagte ihr, sie soll mir eine E-Mail schreiben.

Fragen Sie mal Ihre US-amerikanischen Kollegen, ob sie all das, was „se Dschörmäns“ gesagt haben, wirklich verstanden haben. Oder die Leute aus Dubai, ob sie den Anmerkungen des Vertriebsleiters aus Shanghai oder Mumbai wirklich folgen konnten. Kurzum: Wenn wir eine internationale Telefon- oder Videokonferenz führen, radebrechen wir uns alle irgendwie durch etwas, das keiner von uns wie seine Muttersprache beherrscht: Inglisch. Daher empfiehlt es sich, das einer die Leitung des Gespräches übernimmt und das Gesagte wiederholt und sich bestätigen lässt. Und alle fragt, ob sie verstanden haben.

Sind wir eigentlich globalisiert? Nein – nicht mental. Sie kennen das sicher. „Wir“ Europäer und Amerikaner sind gern etwas vorlaut, besserwisserisch … wir fallen uns gegenseitig ins Wort. Auf einer Telco sieht aber niemand die Mimik der anderen und erkennt daraus die Rolle eines Wortführers. Und die japanischen Kollegen? Aus lauter fernöstlicher Etiketten-Höflichkeit warten sie brav ab, bis sie zu Worte kommen. Und kommen natürlich nie dran. Haben also vermeintlich nichts zu sagen! Kurzum: Jemand muss das Gespräch leiten und alle Teilnehmer nacheinander abfragen, anders gehen viele unter.

Jeden abzufragen – dafür gibt es noch mehrere gute Gründe. Fühlen sich Teilnehmer nicht direkt angesprochen, beschäftigen sie sich oft mit anderen Dingen und schalten geistig ab. Die einen schreiben Mails, die anderen schauen lustige Videos. Und was ist mit Humor? Mit witzigen, vermeintlich auflockernden Bemerkungen? Sie können voll nach hinten losgehen – nicht nur aufgrund kultureller Unterschiede. Sondern auch, weil niemand in dem Augenblick die für Humor unerlässliche Mimik und Gestik erkennt.

Wie sich das alles vermeiden lässt? Einige Dinge wurden bereits im letzten Blogbeitrag angerissen: „Dienstag, 10 Uhr: Video-Konfi!“. Nur ein paar Punkte als Ergänzung. Es sollte einen Gesprächs-Leiter geben, der allen Teilnehmern vorab die Agenda zuschickt, sodass ein Leitfaden besteht und alle gut vorbereitet sind. Dann der Tipp: Am Anfang stellt sich und seine Tätigkeit jeder nacheinander vor. Und in der gleichen Reihenfolge wie bei der Vorstellungsrunde fragt der Gesprächs-Leiter die Teilnehmer ab, sofern alle zum zuletzt Gesagten etwas beitragen sollen. Sonst kann aus einer Telco leicht verschwendete Zeit werden.

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Dienstag, 10 Uhr: Video-Konfi!

Wann ist der beste Termin für eine Telefon- oder Video-Konferenz? Dienstag Vormittag. Warum das so ist? Lesen Sie mehr … auch wenn Sie intuitiv schon immer zu dieser Terminierung geneigt haben.

Von Jens Kügler

Herrliche Zeiten bereitet uns die Digitalisierung: Immer mehr flexible Telearbeit ermöglicht uns die Technik via Draht, Funk, Computer und Internet. Nie war es so leicht und kostengünstig wie heute, mit Kollegen und Geschäftspartnern aus aller Welt zu einem Meeting zusammenzukommen. Und das nahezu unabhängig von Ländern, Kontinenten und Zeitzonen.

Schlüpfen wir in die Rolle des Veranstalters, sprich, der Firmenzentrale. Also derjenigen, von der die Telco ausgeht und die den wichtigsten Part darstellt. Und nehmen wir an, diese Zentralstelle befindet sich in Deutschland. Warum sollte die Telco an „unserem“ Vormittag stattfinden?

Vormittags sind wir am produktivsten. Viele Studien haben bewiesen, dass wir unsere höchste Produktivität in der Zeit zwischen 9 und 11 Uhr morgens erreichen.

Aber warum sollte es der Dienstag sein?

Am Dienstag haben wir den „Montag-Morgen-Blues“ bereits überwunden. Ebenso die Folgen des Party- oder Kurzurlaubs-Wochenendes. Wir haben uns mit der Arbeitswoche arrangiert, sind wieder „mittendrin“. Und nach dem Dienstagvormittag bleibt in der restlichen Woche noch genügend Zeit, das Besprochene umzusetzen.

Vor allem aber zählt eins, das ich am Beispiel des Tages Dienstag verdeutlichen möchte: Ein Dienstagvormittag bedeutet für Teilnehmer an der amerikanischen Ostküste, dass sie an „ihrem“ Montagabend noch erreichbar sind, während die chinesischen oder japanischen Kollegen an „ihrem“ Dienstagabend noch eingebunden werden können. Natürlich würde das auch an einem Mittwoch oder Donnerstag funktionieren. Nicht aber an einem Montag – da sind die US-Kollegen noch im Wochenende. Und nicht an einem Freitag, sofern neben den (bereits im Wochenend-Modus befindlichen) Ostasiaten auch Entscheider aus Dubai oder Abu Dhabi dabei sein sollen, wo Freitag ein Feiertag ist. Die übrigen Tage sind indiskutabel, wenn man seinen Angestellten, egal wo auf der Welt, nicht die Freizeit klauen möchte.

Noch ein paar Punkte zum „Wie“ einer Telco:

Sie sollte kurz und bündig sein und nicht länger als 45 Minuten dauern. Erwiesenermaßen können sich Menschen nur für etwa 45 Minuten vollkommen auf ein Thema konzentrieren. Aus genau diesem Grund werden Schulstunden oder Fahrstunden schon seit Ewigkeiten nach 45 statt 60 Minuten beendet. Daher empfiehlt es sich, dass jemand die Konferenz leitet und eine Agenda vorbereitet hat. Im Idealfall hat er die Agenda vorher per E-Mail oder Intranet an alle Teilnehmer versandt, sodass sie sich ihrerseits vorbereiten konnten.

Außerdem sollte die Anzahl der Personen begrenzt bleiben. Laden Sie nur die direkt Involvierten Personenkreise ein – und von denen jeweils nur einen, der entscheidet oder vermittelt. Keinesfalls zehn oder mehr Teilnehmer! In großer Runde wird eine Telco kaum noch zu leiten sein. Und wenn jeder mitreden möchte, wird sie länger und länger und vieles Besprochene geht unter.

Ein Tipp noch: Video- oder Webcam-Meetings sind besser als reine Telefonkonferenzen. Sich zu sehen, erhöht die Vertrautheit. Man sieht anhand der Gestik oder Mimik, ob jemand sich melden möchte oder wie er das Gesagte auffasst oder gemeint hat.

Last but not least empfehlen sich Webcam-Meetings mit Telefon-Einwahl statt mit rein webbasierter Kommunikation. Denn die gute alte Telefonleitung ist meist am zuverlässigsten beim „Halten“ der Verbindung. Fällt – wie so oft – das Webcam-Bild aufgrund von Überlastung des WLAN oder Langsamkeit des Netzes plötzlich aus, kann zumindest weiterhin gesprochen werden.

In einer der nächsten Blog-Beiträge möchte ich näher auf das „Wie“ zum Führen einer Telefon- oder Videokonferenz eingehen. Denn das Wie beeinflusst die Produktivität immens. Et voilà: ein Cliffhanger – ein Grund zum übernächste-Woche-Weiterlesen!

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