Dienstag, 10 Uhr: Video-Konfi!

Wann ist der beste Termin für eine Telefon- oder Video-Konferenz? Dienstag Vormittag. Warum das so ist? Lesen Sie mehr … auch wenn Sie intuitiv schon immer zu dieser Terminierung geneigt haben.

Von Jens Kügler

Herrliche Zeiten bereitet uns die Digitalisierung: Immer mehr flexible Telearbeit ermöglicht uns die Technik via Draht, Funk, Computer und Internet. Nie war es so leicht und kostengünstig wie heute, mit Kollegen und Geschäftspartnern aus aller Welt zu einem Meeting zusammenzukommen. Und das nahezu unabhängig von Ländern, Kontinenten und Zeitzonen.

Schlüpfen wir in die Rolle des Veranstalters, sprich, der Firmenzentrale. Also derjenigen, von der die Telco ausgeht und die den wichtigsten Part darstellt. Und nehmen wir an, diese Zentralstelle befindet sich in Deutschland. Warum sollte die Telco an „unserem“ Vormittag stattfinden?

Vormittags sind wir am produktivsten. Viele Studien haben bewiesen, dass wir unsere höchste Produktivität in der Zeit zwischen 9 und 11 Uhr morgens erreichen.

Aber warum sollte es der Dienstag sein?

Am Dienstag haben wir den „Montag-Morgen-Blues“ bereits überwunden. Ebenso die Folgen des Party- oder Kurzurlaubs-Wochenendes. Wir haben uns mit der Arbeitswoche arrangiert, sind wieder „mittendrin“. Und nach dem Dienstagvormittag bleibt in der restlichen Woche noch genügend Zeit, das Besprochene umzusetzen.

Vor allem aber zählt eins, das ich am Beispiel des Tages Dienstag verdeutlichen möchte: Ein Dienstagvormittag bedeutet für Teilnehmer an der amerikanischen Ostküste, dass sie an „ihrem“ Montagabend noch erreichbar sind, während die chinesischen oder japanischen Kollegen an „ihrem“ Dienstagabend noch eingebunden werden können. Natürlich würde das auch an einem Mittwoch oder Donnerstag funktionieren. Nicht aber an einem Montag – da sind die US-Kollegen noch im Wochenende. Und nicht an einem Freitag, sofern neben den (bereits im Wochenend-Modus befindlichen) Ostasiaten auch Entscheider aus Dubai oder Abu Dhabi dabei sein sollen, wo Freitag ein Feiertag ist. Die übrigen Tage sind indiskutabel, wenn man seinen Angestellten, egal wo auf der Welt, nicht die Freizeit klauen möchte.

Noch ein paar Punkte zum „Wie“ einer Telco:

Sie sollte kurz und bündig sein und nicht länger als 45 Minuten dauern. Erwiesenermaßen können sich Menschen nur für etwa 45 Minuten vollkommen auf ein Thema konzentrieren. Aus genau diesem Grund werden Schulstunden oder Fahrstunden schon seit Ewigkeiten nach 45 statt 60 Minuten beendet. Daher empfiehlt es sich, dass jemand die Konferenz leitet und eine Agenda vorbereitet hat. Im Idealfall hat er die Agenda vorher per E-Mail oder Intranet an alle Teilnehmer versandt, sodass sie sich ihrerseits vorbereiten konnten.

Außerdem sollte die Anzahl der Personen begrenzt bleiben. Laden Sie nur die direkt Involvierten Personenkreise ein – und von denen jeweils nur einen, der entscheidet oder vermittelt. Keinesfalls zehn oder mehr Teilnehmer! In großer Runde wird eine Telco kaum noch zu leiten sein. Und wenn jeder mitreden möchte, wird sie länger und länger und vieles Besprochene geht unter.

Ein Tipp noch: Video- oder Webcam-Meetings sind besser als reine Telefonkonferenzen. Sich zu sehen, erhöht die Vertrautheit. Man sieht anhand der Gestik oder Mimik, ob jemand sich melden möchte oder wie er das Gesagte auffasst oder gemeint hat.

Last but not least empfehlen sich Webcam-Meetings mit Telefon-Einwahl statt mit rein webbasierter Kommunikation. Denn die gute alte Telefonleitung ist meist am zuverlässigsten beim „Halten“ der Verbindung. Fällt – wie so oft – das Webcam-Bild aufgrund von Überlastung des WLAN oder Langsamkeit des Netzes plötzlich aus, kann zumindest weiterhin gesprochen werden.

In einer der nächsten Blog-Beiträge möchte ich näher auf das „Wie“ zum Führen einer Telefon- oder Videokonferenz eingehen. Denn das Wie beeinflusst die Produktivität immens. Et voilà: ein Cliffhanger – ein Grund zum übernächste-Woche-Weiterlesen!

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