Telco: Klarheit oder Chaos

Telefon- oder Videokonferenzen geben uns die Möglichkeit, im weltweiten Verbund effizient zu kommunizieren – quasi täglich und ohne Reisekosten. Trotzdem können sie schlichtweg kontraproduktiv, ja schädlich sein. Ein paar Beispiele – und wie es besser geht.

Von Jens Kügler

Kat G. kam aus Schottland. Das hörte man auch, wenn sie nur den Mund öffnete und eine Silbe sprach. Was sie indes sprach, blieb mir ob des groben schottischen Akzents in ihrem Englisch stets verborgen. Jedes mal, wenn Kat mich anrief, bat ich sie: Kat, speak slowly please, I’m not a native English speaker. Nun, langsam sprechen konnte sie nicht. Ergo unterbrach ich spätestens nach drei Minuten jedes Gespräch und sagte ihr, sie soll mir eine E-Mail schreiben.

Fragen Sie mal Ihre US-amerikanischen Kollegen, ob sie all das, was „se Dschörmäns“ gesagt haben, wirklich verstanden haben. Oder die Leute aus Dubai, ob sie den Anmerkungen des Vertriebsleiters aus Shanghai oder Mumbai wirklich folgen konnten. Kurzum: Wenn wir eine internationale Telefon- oder Videokonferenz führen, radebrechen wir uns alle irgendwie durch etwas, das keiner von uns wie seine Muttersprache beherrscht: Inglisch. Daher empfiehlt es sich, das einer die Leitung des Gespräches übernimmt und das Gesagte wiederholt und sich bestätigen lässt. Und alle fragt, ob sie verstanden haben.

Sind wir eigentlich globalisiert? Nein – nicht mental. Sie kennen das sicher. „Wir“ Europäer und Amerikaner sind gern etwas vorlaut, besserwisserisch … wir fallen uns gegenseitig ins Wort. Auf einer Telco sieht aber niemand die Mimik der anderen und erkennt daraus die Rolle eines Wortführers. Und die japanischen Kollegen? Aus lauter fernöstlicher Etiketten-Höflichkeit warten sie brav ab, bis sie zu Worte kommen. Und kommen natürlich nie dran. Haben also vermeintlich nichts zu sagen! Kurzum: Jemand muss das Gespräch leiten und alle Teilnehmer nacheinander abfragen, anders gehen viele unter.

Jeden abzufragen – dafür gibt es noch mehrere gute Gründe. Fühlen sich Teilnehmer nicht direkt angesprochen, beschäftigen sie sich oft mit anderen Dingen und schalten geistig ab. Die einen schreiben Mails, die anderen schauen lustige Videos. Und was ist mit Humor? Mit witzigen, vermeintlich auflockernden Bemerkungen? Sie können voll nach hinten losgehen – nicht nur aufgrund kultureller Unterschiede. Sondern auch, weil niemand in dem Augenblick die für Humor unerlässliche Mimik und Gestik erkennt.

Wie sich das alles vermeiden lässt? Einige Dinge wurden bereits im letzten Blogbeitrag angerissen: „Dienstag, 10 Uhr: Video-Konfi!“. Nur ein paar Punkte als Ergänzung. Es sollte einen Gesprächs-Leiter geben, der allen Teilnehmern vorab die Agenda zuschickt, sodass ein Leitfaden besteht und alle gut vorbereitet sind. Dann der Tipp: Am Anfang stellt sich und seine Tätigkeit jeder nacheinander vor. Und in der gleichen Reihenfolge wie bei der Vorstellungsrunde fragt der Gesprächs-Leiter die Teilnehmer ab, sofern alle zum zuletzt Gesagten etwas beitragen sollen. Sonst kann aus einer Telco leicht verschwendete Zeit werden.

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